Einlassmanagement

– schnell rein statt Schlange stehen

Der Einlass entscheidet oft darüber, wie Dein Event wahrgenommen wird.

Zu wenig Scanner → lange Warteschlangen.
Zu viel Personal → unnötige Kosten.

Hier bekommst Du beides:

- ein Tool, das Dir die richtige Anzahl Scanner berechnet

- und die Möglichkeit, den Einlass direkt selbst zu testen

Schnell-Überblick

Installation der Scanning-App

Einlass-Kalkulator

Wieviele Scanner benötigst Du?

Mit unserem Rechner findest Du in Sekunden heraus, wie viele Scanner Du brauchst, wie sich mehrere Eingänge auswirken und ob Smartphone oder Laserscanner sinnvoll ist.

Snapticket Einlassscanner-Rechner

Berechne schnell, wie viele Scanner Du für Deinen Einlass einplanen solltest – abhängig von Besucherzahl, Einlasszeitraum, Anzahl getrennter Eingänge und Scanner-Typ.

Eingaben

Schnellauswahl Besucherzahl

Besucherzahl gesamt Gewünschter Einlasszeitraum in Minuten Anzahl räumlich getrennter Eingänge

Verteilung der Besucher pro Eingang

Die Verteilung der Besucher auf die Eingänge muss zusammen genau 100 % ergeben.

Scanner-Typ

Smartphone Laserscanner

Smartphone: ca. 400 Einlässe / Stunde

Bei 2 Eingängen kannst Du die Verteilung bequem per Regler festlegen. Ab 3 Eingängen erfolgt die Verteilung über Prozentfelder.

Ergebnis

Empfohlene Scanner gesamt

Scanner-Leistung

Besucher pro Minute im Schnitt

Gesamtbesucher geteilt durch Einlasszeitraum

Aufteilung je Eingang

Benötigte Scanner pro Eingang

Smartphone: Kalkuliert mit ca. 400 Einlässen pro Stunde und Scanner.

Laserscanner: Kalkuliert mit ca. 800 Einlässen pro Stunde und Scanner.

Wichtig: Das Ergebnis ist ein Richtwert. Zusätzliche Einlassschritte wie Bändchenausgabe, Taschenkontrollen oder manuelle Prüfungen können die reale Kapazität reduzieren.

Einlass-Planung

Wie funktioniert Einlassmanagement bei Events?

Einlassmanagement beschreibt die Organisation des Zutritts von Besuchern zu einer Veranstaltung. Hier helfen wir Dir bei der Planung und einem besseren Vertsändnis der Anforderungen.

Ziel ist es:

Wartezeiten zu vermeiden
Besucherströme zu steuern
Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten

Ein effizienter Einlass basiert auf:

ausreichender Scanner-Kapazität
klarer Aufteilung auf Eingänge
schnellen Scanprozessen

Wie viele Einlassscanner braucht man? Die benötigte Anzahl hängt von vier Faktoren ab:

Besucherzahl
Einlasszeitraum
Anzahl der Eingänge

Typische Richtwerte für die Anzahl verwendeter Scanner:

Smartphone: ca. 400 Einlässe pro Stunde
Laserscanner: ca. 800 Einlässe pro Stunde
👉 Beispiel: 1.000 Besucher in 60 Minuten → mindestens 3 Scanner erforderlich

Einlass-Testing

Einlass testen – bevor Dein Event startet

Starte hier Deinen ersten Scan-Test: Mit dem Muster-Token kannst Du Dich direkt in der Scanning-App anmelden und verschiedene Tickettypen als QR-Code ausprobieren. So siehst Du live, wie unkompliziert und zuverlässig unsere Zutrittskontrolle funktioniert – bevor Dein erstes Event startet.

1. Scanning-App herunterladen
(vivenu Scan Manager für iOS oder Android)

2. Mit Test-Token anmelden

→ einfach QR-Code scannen (Achtung: nach dem Scan-Test wieder abmelden und mit Deinem eigenen Token anmelden!)

3. Tickets scannen

Gültiges Ticket

Dieses Ticket ist gültig und in diesem Testfall mehrfach scanbar. In der Praxis werden Deine Tickets in der Regel nur einmal gültig sein, sofern Du es nicht gezielt anders konfigurierst.

Ungültiges Ticket

Dieses Ticket ist nicht gültig. Mögliche Gründe: falsches Event, storniertes Ticket, ungültiger, im System nicht vorhandener Barcode.

Wiederholter Zutrittsversuch

Dieses Ticket ist bereits zugetreten und damit nicht mehr zutrittsberechtigt. Du kannst über "Scan-Verlauf" in der Scanning-App nachschauen, wann das Ticket gescannt wurde, im Versehen oder Betrug zu prüfen.

Hervorgehobenes Ticket

Dieses Ticket wird farblich hervorgehoben, beispielweise weil am Einlass eine weitere Aktion erforderlich ist, z.B. Altersprüfung, Ausgabe eines Wristbands etc.

Ende des Tests

Vergiss nicht, Dich über das Einstellungs-Rädchen der Scanning-App wieder abzumelden. Melde Dich für den "live"-Einlass Deines Events mit Deinem Anmeldetoken aus dem Dashboard (Link) an.

Einlass-Praxis

Erfahrungen aus der Praxis

Typische Fehler beim Einlass

Vorher nicht getestet
Einlass startet zu spät
Scanner nicht aufgeladen
Scanner nicht im WLAN oder mit Dateverbindung verhindert Synchronisierung
Besucher kommen gebündelt kurz vor Beginn
zu wenig Scanner eingeplant
keine klare Aufteilung auf Eingänge
Zusatzprozesse bremsen den Scan (Bändchen, Kontrolle etc.)
andere Ticketarten (z.B. über andere Verkaufskanäle oder andere Ticketsysteme)

So läuft ein schneller Einlass wirklich

mehrere klar getrennte Eingänge
ausreichend Scanner pro Eingang
geschultes Personal
minimale Schritte pro Besucher
vorbereitetes Publikum

Einlass-Erfahrung

Einlassmanagement aus der Praxis gedacht

Der Einlass ist kein theoretisches Thema. Er entscheidet in wenigen Minuten darüber, wie Dein Event wahrgenommen wird.

Die Konzepte auf dieser Seite basieren nicht auf Annahmen, sondern auf praktischer Erfahrung aus unterschiedlichen Eventgrößen und -formaten.

Hinter Snapticket steht unter anderem Erfahrung aus:

über 20 Jahren im Ticketing
Projekten auf Veranstalter-, Technologie- und Vermarktungsseite
mehr als 15 Jahren im Bereich Zutrittskontrolle (Access Control)
Einlasskonzepten und -gutachten für große Veranstaltungen, unter anderem im Umfeld von ProSiebenSat.1 sowie internationalen Fußballevents wie UEFA Europameisterschaften und UEFA Club Finals